Ostoprosessi Refoxissa

Tämä artikkeli kokoaa yhteen, miten ostaminen etenee Refoxissa alusta loppuun: mitä tuotteille pitää olla asetettuna, miten Refox ehdottaa ostoja, miten ostotilaus kulkee kansiosta toiseen ja miten rahti ja keskiostohinta käsitellään. Jokaisesta vaiheesta on linkki tarkempaan ohjeeseen.

Ostamisen perusrunko on tämä:

1. Tuotteille asetetaan hälytysraja ja oletustoimittaja.
2. Refox muodostaa ostoehdotukset toimittajittain Uudet-kansioon.
3. Ostaja täydentää ehdotusta ostotyökalulla ja omalla harkinnallaan.
4. Ostotilaus lähetetään toimittajalle ja siirretään Tilatut-kansioon.
5. Tavara otetaan vastaan, jolloin saldo nousee.
6. Kun toimittajan lasku tulee, hinnat ja kulut täsmäytetään laskun mukaisiksi.

Ostotyökalut nojaavat tuotekortin tietoihin. Ehdotukset ovat yhtä hyviä kuin tuotteille asetetut hälytysrajat, ja päätös tilauksen lähettämisestä toimittajalle tehdään aina itse.

1. Tuotetiedot, joiden varassa ostaminen toimii

Hälytysraja

Hälytysraja kertoo kappaleina, milloin tuotetta pitää ostaa lisää. Kun saldo laskee alle hälytysrajan, tuote on hälyttävä. Ilman hälytysrajoja hälytysrajaan perustuva ostoehdotus ei muodosta mitään.

• Hälytysrajan voi asettaa tuotekortilla, Tirkistelijällä tai tuoda Excelistä.
• Laske rajaan mukaan myös toimittajan toimitusaika. Ostoehdotus ei huomioi toimitusaikoja erikseen.
• Hälytysraja ei päivity itsestään, kun menekki muuttuu. Rajat kannattaa laskea uudelleen säännöllisesti, esimerkiksi kerran kuukaudessa, ja tuoda Excelillä.
• Hälytysrajan voi tarvittaessa asettaa myös toimipistekohtaisesti. Lue lisää: Hälyttävät tuotteet.

Oletustoimittaja ja oletusostaja

Tuotteella on yksi oletustoimittaja, ja ostoehdotus menee aina sille. Toimittajan tiedoissa voi asettaa oletusostajan. Ostoehdotus merkitsee hänet tilauksen ostajaksi, jolloin jokainen ostaja löytää omat ehdotuksensa.

Ostoeräkoko

Jos toimittaja myy tuotetta vain tietyissä erissä, esimerkiksi viiden kappaleen pakkauksissa, aseta tuotteelle ostoeräkoko. Ostoehdotus voi asetuksista riippuen pyöristää määrän ostoeräkoon kerrannaisiin.

Tietojen päivittäminen massana

• Excel: Lähes kaikki tuotekortin tiedot, kuten hälytysraja, ostohinta ja nimi, voi tuoda Excelistä kohdassa Tuotteet › Työkalut › Toimittajahinnasto. Työkalu tehtiin alun perin ostohinnastoja varten, mutta sillä voi päivittää muitakin tietoja. Lue lisää: Miten lisätään toimittajahinnasto Excelistä Refoxiin? ja Laskentataulukon vienti hinnastoksi.
• Tirkistelijä (Tuotteet › Työkalut › Tirkistelijä) hakee tuotteita lähes minkä tahansa tiedon perusteella, kuten tuoteryhmän, attribuutin tai toimittajan mukaan. Hakutuloksille voi tehdä massamuutoksia, esimerkiksi lisätä ne tuoteryhmään tai muuttaa kentän arvoa. Haun voi tallentaa julkisena tai omana, tai jakaa sen osoitelinkin toiselle käyttäjälle.

Tuoteryhmät ostamisen apuna

Tuoteryhmiä voi luoda ja poistaa vapaasti, joten ostamista varten voi rakentaa oman tuoteryhmäpuun. Tirkistelijän avulla voi tehdä myös oman ABC-luokittelun, jota Refoxissa ei ole valmiina.

• Dynaaminen tuoteryhmä pysyy ajan tasalla tallennetun Tirkistelijä-haun mukaan. Kun hakuun tulee tuotteita tai niitä poistuu, sama tapahtuu tuoteryhmässä. Lue lisää: Dynaamisen tuoteryhmän luominen.
• Hälyttävät tuotteet -tuoteryhmä näyttää avattaessa ne toimipisteen tuotteet, joiden saldo on juuri nyt alle hälytysrajan. Lue lisää: Hälyttävät tuotteet.

2. Poistuvat tuotteet

Tuotekortin Poiston aloitus -kenttään merkitään päivä, jonka jälkeen tuotetta ei enää saa toimittajalta. Päivämäärän varaan voi kytkeä kolme toimintoa:

• Automaattinen epäaktivointi: kun poiston aloituspäivä on mennyt ja tuotteen saldo on kaikissa varastoissa yhteensä nolla, Refox epäaktivoi tuotteen ja poistaa sen verkkokaupasta. Lue lisää: Tuotteiden automaattinen epäaktivointi.
• Varoitus myyntitilauksella: kun poistuva tuote lisätään myyntitilaukselle, Refox muistuttaa tarkistamaan varaston. Näin myyjä ei lupaa asiakkaalle tuotetta, jota ei enää tilata.
• Värikoodi: poistuvat tuotteet voi merkitä tuotelistauksessa omalla värillään.

Pääkäyttäjä kytkee nämä päälle asetuksista. Asetusmuutokset tulevat voimaan, kun käyttäjä kirjautuu ulos ja takaisin sisään.

Tarkista päivämäärät ennen kuin asetat niitä massana. Jos tuotteelle merkitään poiston aloitus, jota sillä ei kuulu olla, tuote muuttuu epäaktiiviseksi saldon loputtua ja katoaa verkkokaupasta. Epäaktiiviset tuotteet löytyvät tuotehaussa valitsemalla Ei-aktiiviset.

Huomaa: ostoehdotus ei jätä poistuvia tuotteita pois. Tarkista ehdotukselta tuotteet, joita ei enää osteta.

3. Ostoehdotukset

Ostoehdotus on automaatio, joka muodostaa ostotilaukset toimittajittain Uudet-kansioon. Kun yöllinen ostoehdotus on päällä, se ajetaan kerran vuorokaudessa illalla, ja pohjat ovat valmiina aamulla. Pääkäyttäjä kytkee ostoehdotuksen päälle asetuksista ja valitsee toimipisteen asetuksista, mille toimipisteille ehdotukset muodostetaan.

Ehdotuksen voi ajaa myös käsin: avaa ostotilausten listaus ja valitse yläosasta Toiminnot › Luo ostotilauksia › Generoi ostoehdotukset. Ajo tapahtuu taustalla ja kestää tuotemäärästä riippuen minuutista noin kahteenkymmeneen minuuttiin.

Miten ehdotus lasketaan

Ehdotuksen perusteen voi valita asetuksista:

Lisäasetuksilla voi valita esimerkiksi, että ehdotus täydentää varaston hälytysrajan tasalle ostoeräkoon kerrannaisina. Esimerkki: saldo on 3, hälytysraja 10 ja ostoeräkoko 5. Tarve on 7, joten ehdotetaan 10 kappaletta.

Jos myyntiin perustuva ehdotus tuottaa liian paljon rivejä, kannattaa käyttää hälytysrajoihin perustuvaa ehdotusta.

Tuotteet ilman toimittajaa

Jos asetus on päällä, tuotteet, joilta puuttuu oletustoimittaja, kootaan omalle tilaukselleen toimittajan nimellä "Ostoehdotus - ei toimittajaa". Näin saat listan tuotteista, joille toimittaja pitää vielä asettaa.

Ehdotuksen tunnistaminen

Ostoehdotuksen Lisätietoja-kentässä lukee "Autogenerated" sekä luonti- ja päivityspäivä. Listauksen etsikentällä löydät kaikki ehdotukset kerralla. Jos toimittajalle on asetettu oletusostaja, voit hakea Uudet-kansiosta myös omalla nimelläsi.

Ehdotus vain lisää rivejä

Seuraava ajo lisää uudet rivit samalle ostotilaukselle tai kasvattaa määriä, mutta se ei poista vanhoja rivejä. Jos tilaat tuotteen ehdotuksen ohi, ehdotuksen rivi jää voimaan ja määrä on liian suuri.

Vanhat ehdotukset voi poistaa huoletta: hae ne Uudet-kansiosta, valitse kaikki ja valitse Toiminnot › Poista valitut ostotilaukset. Generoi sen jälkeen uudet ehdotukset käsin tai odota yöajoa. Älä anna ehdotuksen roikkua viikkoja, vaan poista se ja ota uusi.

Ehdotus näkyy tilattuna

Ehdotuksen määrät näkyvät tuotteella heti tilattuna määränä, vaikka tilausta ei ole vielä lähetetty toimittajalle. Myyjän kannattaa tietää tämä, jotta hän ei lupaa asiakkaalle toimitusta tilauksen perusteella, jota ei ole vielä tehty.

Verkkokaupan myyntiin voi myös rakentaa asiakaskohtaisia sääntöjä, jotka lisäävät rivejä ostoehdotukselle heti myynnin tapahtuessa tai muodostavat varastosiirron myymälään. Kysy lisää tuesta.

4. Ostotyökalu

Ostotyökalulla ostoehdotusta täydennetään omalla harkinnalla. Tavallisin prosessi on, että Refox muodostaa ostoehdotuksen, ostaja täydentää sitä ostotyökalulla ja tekee sitten oston.

1. Avaa Ostot › Ostotyökalu.
2. Valitse toimittaja. Jos toimittajalla on tilaus Uudet-kansiossa, työkalu linkittää sen oletuksena. Valintaa voi tarkentaa esimerkiksi tuoteryhmällä.
3. Valitse myyntihistoria 1 ja 2. Ne ovat kaksi vertailujaksoa, esimerkiksi viime ja toissa vuoden kampanja.
4. Paina Hae data. Vihreät rivit ovat jo ostotilauksella.
5. Rajaa taulukkoa säännöillä, esimerkiksi "kappalemyynti suurempi tai yhtä suuri kuin 5". Tallenna haku julkisena tai omana, niin voit käyttää sitä uudelleen.
6. Paina rivin lopusta Osta ja valitse määrä hälytysrajan tai ostokoon mukaan tai kirjoita se itse.

Kun haut on rakennettu kerran, ostotyökalun käyttö on nopeaa: avaa työkalu, valitse haku, tarkista lista ja osta. Lue lisää: Ostotyökalun käyttö.

5. Ostotilauksen kansiot

Ostotilaukset löytyvät sivupalkista kansioittain. Oletuskansiot ovat alla siinä järjestyksessä kuin tilaus kulkee niiden läpi. Kansioiden nimet voivat teillä poiketa, koska ne voi nimetä uudelleen.

Vastaanotossa seurataan yleensä Tilatut- ja Jälkitoimitus-kansioita. Jos toimittaja ei lähetä jälkitoimituksia vaan vaatii uuden tilauksen, jälkitoimitusta voi käyttää pohjana, lähettää sen ja siirtää Tilatut-kansioon.

Omia kansioita voi lisätä ja järjestää kohdassa Asetukset › Yritysasetukset › Yleiset › Tila. Järjestä kansiot ostoprosessin mukaan ylhäältä alas. Lue lisää: Tila.

Ostotilausten listaus

• Rivimäärän sivulla voi vaihtaa listauksen alaosasta. 25–50 riviä on yleensä hyvä; satojen rivien näyttäminen kerralla hidastaa selainta.
• Sarakkeita voi piilottaa ja näyttää, ja listan voi järjestää klikkaamalla sarakkeen otsikkoa.
• Vienti Exceliin, CSV:hen tai PDF:ään vie vain näytöllä olevat rivit. Jos sivuja on useita, valitse ensin rivimääräksi Kaikki.
• Listauksen Toiminnot-valikosta voi yhdistää ja poistaa valittuja tilauksia sekä avata raportin Tilatut tuotteet – myyntivaraukset. Se näyttää valittujen ostotilausten tuotteet ja niitä odottavat myyntitilaukset. Valittujen tilausten kansion voi vaihtaa erillisestä tilavalinnasta.
• Silmäkuvakkeesta näet tilauksen pikakatselun avaamatta sitä.

6. Ostotilauksen tekeminen ja lähettäminen

Ostotilauksen tärkeimmät tiedot ovat toimittaja, tila, varasto, päivämäärät ja rivit. Lue kentistä tarkemmin: Ostotilauksen näkymä ja Ostotilauksen kenttien selitykset.

• Varasto: yläosan varastokenttä vaihtaa kaikkien rivien varaston kerralla. Ratkaiseva on kuitenkin rivin varasto, sillä se määrää, minkä varaston saldoon tavara tulee.
• Päivämäärät: tilauspäivämäärällä ja arvioidulla toimituspäivämäärällä voi aikatauluttaa ostoja. Arvioitu toimitus voidaan näyttää verkkokaupassa loppuneen tuotteen kohdalla.
• Jälkitoimitus kielletty estää jälkitoimituksen muodostumisen tälle tilaukselle.
• Rivien lisääminen Excelistä: isot tilaukset saa nopeasti tilaukselle Excel-tiedostosta. Lue lisää: Rivien lisääminen tilaukselle Excelistä.
• Tapahtumahistoria (Toiminnot › Tilauksen historia) näyttää, kuka tallensi tilauksen, milloin ja mikä muuttui, myös rivitasolla.
• Myydyt 12 kuukaudessa: ostotilauksen riveille voidaan asetuksista tuoda sarake, joka näyttää tuotteen myynnin viimeisen 12 kuukauden ajalta.

Tilauksen voi lähettää toimittajalle Refoxista sähköpostilla tai liittää tulosteen omaan sähköpostiin. Kun tilaus on lähetetty, siirrä se Tilatut-kansioon.

7. Vastaanotto

Vastaanottoon on kaksi työkalua:

• Keräilylista on perinteinen vastaanottotyökalu. Se toimii hyvin, mutta hyllypaikkojen kanssa se on kömpelö.
• Hyllykeräily on mobiililaitteelle tehty työkalu, jolla tavara otetaan vastaan suoraan hyllypaikoille.

Jos toimipisteessä ei ole hyllypaikkoja, kumpi tahansa käy.

Merkitse toimitetuksi vain se, mikä on oikeasti saapunut. Toimitettu määrä nostaa saldoa heti tallennettaessa. Väärin merkitty toimitus sotkee saldot.

Toimituspäivämäärä vaikuttaa keskiostohintaan, joten älä muuta sitä turhaan jälkikäteen.

8. Ostolasku, rahti ja keskiostohinta

Kaksi eri hintaa

• Tuotekortin ostohinta on toimittajan hinta. Se haetaan uudelle ostotilaukselle.
• Keskiostohinta on toimipistekohtainen hinta, jolla Refox laskee katteen ja yleensä myös varaston arvon. Refox laskee sen joka ilta toteutuneiden ostojen hinnoista toimituspäivän mukaan niin, että vanhin saldo oletetaan myydyksi ensin. Keskiostohinta sisältää myös tilauksen ostokulut, kuten rahdin. Lue lisää: Keskiostohinnan käyttöönotto ja toiminta.

Päivitä uudet ostohinnat tuotekortille ilman rahtia, joko Excelillä tai ostotilaukselta valitsemalla Hinnoittelu › Päivitä ostohinnat varastoon. Yksittäisen rivin hinnan saa päivitettyä oikealla hiiren painikkeella.

Laskun loppusumma ja jyvitys

Kun toimittajan lasku tulee, avaa tilaus Odottaa laskua -kansiosta ja kirjoita laskun loppusumma Laskun loppusumma -kenttään. Refox käsittelee erotuksen sen mukaan, onko Jyvitä tuotteisiin valittuna. Esimerkki: tuotteen hinta on 4,99 € ja laskulla on lisäksi rahtia.

Jos haluat, että tuotekortin ostohinta pysyy toimittajan hintana, kirjaa rahti Jyvitä tuotteisiin pois päältä.

Ostokulurivin voi lisätä tilaukselle myös käsin ja nimetä esimerkiksi "Rahti" tai "Tulli". Näin eri kulut pysyvät erillään. Ota käsin lisätty ostokulurivi vastaan samalla tavalla kuin tuoterivit. Lue lisää: Miten voin saada ostotilauksen loppusumman täsmäämään laskulla?

Valuutat

Ostotilauksen voi tehdä muussakin valuutassa kuin eurossa. Tuotekortille voi lisäksi ottaa käyttöön valuuttakohtaiset ostohinnat, jolloin ostotilaukselle haetaan toimittajan valuutan mukainen hinta. Ota yhteyttä tukeen, jos haluat ottaa sen käyttöön.

9. Seuranta ja raportit

• Värikoodaus: tuotelistauksen rivit värittyvät tilan mukaan, esimerkiksi alle hälytysrajan tai tilattuna. Säännöt ja niiden järjestys löytyvät värikoodauksen asetuksista. Ylimpänä oleva sääntö, jonka ehdot täyttyvät, ratkaisee värin. Lue lisää: Osalla tuotteista muuttuu rivi keltaiseksi, mitä se tarkoittaa?
• Varattu, Ostossa ja Hälytys ovat klikattavia. Niistä näet suoraan, mihin myyntitilauksiin tuote on varattu ja millä ostotilauksilla sitä on tulossa. Sama toimii osto- ja myyntitilauksilla.
• Tuotehistoria tuotekortilla listaa tuotteen kaikki osto- ja myyntirivit. Saldohistoria näyttää saldon ja keskiostohinnan päiväkohtaisesti toimipisteittäin. Lue lisää: Tuotehistoria.
• Varastonkierto (sivupalkista Varasto › Varastonkierto) näyttää valituille toimipisteille, tuoteryhmille ja toimittajille kiertoluokat (nopea, hidas, ei liikettä, uusi), ABC-luokittelun, varaston ikäjakauman, varaston arvon toimittajittain sekä tunnusluvut, kuten kiertonopeuden, kuolleen varaston ja ylivaraston. Huomaa, että kuolleessa varastossa näkyvät myös uutuudet ja esimerkiksi esittelykappaleet.
• Ostot toimittajittain ja Ostot toimittajan kautta tuotteittain näyttävät toimittajan ostot valitulta aikaväliltä toimituspäivän mukaan.
• Varaston arvo: lue raporteista lisää artikkelista Varastonarvoraportit.

Ostajalle hyödyllisiä etusivun widgettejä ovat esimerkiksi viimeisimmät ostotilaukset, varastopaikkatarkistus ja automaattiset toimittajahinnastot. Lue lisää: Etusivun widgetit.

10. Tekoäly ostamisen tukena

Refoxin tietoihin voi yhdistää tekoälytyökalun, jolta voi kysyä esimerkiksi myynnin trendeistä, hitaasti kiertävistä tuotteista tai hälytysrajojen tasosta. Työkalu ei arvaa vastauksia, vaan se kirjoittaa haun, joka lukee oikean datan. Näin ostaja voi muodostaa raportin ja päätelmät tekoälyn kanssa ja tehdä ostotilauksen niiden pohjalta. Lue lisää: Refox ja Ai.

Hyvä tietää

• Ostoehdotus on yhtä hyvä kuin hälytysrajat. Aloita asettamalla rajat muutamalle toimittajalle ja kokeile ehdotusta niillä ennen kuin otat sen käyttöön kaikille.
• Poista vanhat ostoehdotukset ennen uuden ajoa, jos olet tilannut tuotteita ehdotuksen ohi.
• Merkitse toimitetuksi vain saapunut tavara.
• Kirjaa rahti ilman jyvitystä, jos haluat pitää tuotekortin ostohinnan toimittajan hintana.
• Tarkista poiston aloituspäivät ennen massamuutosta.
• Kysymykset ja koulutuspyynnöt: tuki@refox.fi.