Ostotilauksen vastaanotto

Kun tavara saapuu toimittajalta, ostotilaus otetaan vastaan. Vastaanotossa ostotilauksen riveille merkitään saapuneet määrät. Tuotteen saldo nousee heti, kun toimitettu määrä tallentuu.

Ostotilauksen voi ottaa vastaan kolmella tavalla:

Merkitse toimitetuksi vain se, mikä on oikeasti saapunut. Rivin toimituspäivä on vastaanottopäivä, ja se vaikuttaa tuotteen keskiostohintaan.

1. Vastaanotto suoraan ostotilauksella

Avaa ostotilaus Tilatut-kansiosta ja täytä riveille Toimitettu-määrät. Jos kaikki tilatut tuotteet saapuivat, paina Kaikki toimitettu. Se täyttää toimitetut määrät, toimituspäivän ja vastaanottajan sekä vaihtaa tilan Odottaa laskua -tilaan. Muutokset tallentuvat vasta, kun painat Tallenna.

Jos osa tuotteista jää tulematta, Refox kysyy tallennettaessa, tehdäänkö puuttuvista riveistä jälkitoimitus. Lue lisää artikkeleista Ostotilauksen toimittaminen ja Ostotilauksen jälkitoimitus.

2. Vastaanotto keräilylistalla

Keräilylista on sama työkalu, jolla myyntitilauksia kerätään. Ostoilla on oma listansa.

Keräilyn aloittaminen

1. Avaa Ostot → Keräilylista. Saman listan löydät myös kohdasta Varasto → Ostot - Keräilylista.
2. Valitse vasemmasta yläkulmasta tila. Oletuksena näkyvät Tilatut. Valinta Tilattu + Jälkitoimitus näyttää molemmat kerralla.
3. Paina vastaanotettavan tilauksen rivillä Aloita keräily.

Jos et tiedä, millä tilauksella saapunut tuote on, lue tuotteen viivakoodi listan Viivakoodi-kenttään. Refox näyttää avoimet ostotilaukset, joilla tuote on.

Rivien vastaanotto

• Rivin määräkenttään on valmiiksi täytetty tilattu määrä. Jos tavaraa tuli vähemmän, muuta määrä saapuneen mukaiseksi.
• Paina rivin Kerätty-painiketta, kun rivi on tarkistettu. Jos kaikki rivit ovat kunnossa, voit painaa alhaalta Kaikki kerätty.
• Rivin varaukset-kohdasta näet, mitkä myyntitilaukset odottavat tuotetta. Näin tiedät heti, mitkä tuotteet kannattaa käsitellä ensin.
• Kun kaikki rivit on merkitty, paina Valmis.

Mitä Valmis tekee

• Riveille tallentuvat toimitetut määrät ja toimituspäiväksi kuluva päivä. Saldo nousee.
• Tilaus siirtyy Odottaa laskua -kansioon.
• Jos jotakin tuotetta tuli tilattua vähemmän, Refox tekee puuttuvista määristä uuden ostotilauksen Jälkitoimitus-kansioon. Alkuperäisen tilauksen määrät muutetaan vastaamaan saapunutta.

Keräily ei päivitä ostohintoja tuotteille. Jos hinnat ovat muuttuneet, avaa tilaus ja päivitä hinnat Hinnoittelu-valikon kohdasta päivitä ostohinnat varastoon.

Keskeyttäminen

Keskeytä palauttaa sinut listaan ja vapauttaa tilauksen muille. Vastaanotetut määrät eivät tallennu, ellei asetus Tallenna keräilyrivi heti ole päällä.

Jos joku muu on avannut tilauksen keräilyyn, listan rivillä lukee "Lukittu käyttäjälle" ja käyttäjän nimi. Pakota auki -painikkeella voit vapauttaa tilauksen itsellesi. Varmista ensin, ettei toinen käyttäjä ole juuri vastaanottamassa samaa tilausta.

Rivien värit listalla

• Keltainen: keräily on aloitettu, mutta mitään ei ole vielä merkitty.
• Punainen: osa riveistä on vastaanotettu.
• Vihreä: kaikki rivit on vastaanotettu. Rivillä näkyy Valmis-painike.

Useamman tilauksen vastaanotto kerralla

Valitse listalta useampi tilaus ja paina Massakeräily. Tilaukset avautuvat samaan näkymään. Huomaa, että massakeräily ei tee jälkitoimituksia. Vajaaksi jääneet rivit jäävät tilaukselle vajaiksi.

Viivakoodinlukijan käyttö

Kun asetus EAN-koodikeräily ostotilauksiin on päällä, keräilynäkymään tulee Lue EAN -kenttä. Jokainen luku lisää vastaavalle riville yhden kappaleen, ja täysi rivi merkitään vastaanotetuksi. Määräkentät alkavat tällöin nollasta.

3. Vastaanotto hyllykeräilyllä

Hyllykeräily on mobiililaitteelle ja viivakoodinlukijalle tehty työkalu. Sillä tavara otetaan vastaan suoraan hyllypaikoille. Hyllykeräily otetaan käyttöön tuen kautta, laita silloin viesti meille.

1. Avaa Ostot → Hyllykeräily tai Varasto → Ostot - Hyllykeräily.
2. Valitse tilaksi Tilattu.
3. Valitse vastaanotettavat tilaukset ja paina Aloita keräily. Refox tekee niistä keräilylistan ja avaa sen tulostettavaksi.
4. Paina keräilylistan rivillä Aloita.
5. Lue tuotteen viivakoodi. Jos hyllypaikat ovat käytössä, lue myös hyllypaikka.
6. Yhteenveto näyttää, montako on jo toimitettu ja montako tilattu. Tarkista määrä ja paina Vahvista.

• Saldo nousee heti jokaisesta vahvistuksesta. Jos hyllypaikat ovat käytössä, saldo nousee valitulle hyllypaikalle.
• Jos vahvistat vähemmän kuin tilauksella on jäljellä, Refox kysyy ”Merkataanko valmiiksi?”. Vastaa kyllä vain, jos puuttuvia ei enää odoteta.
• Kun kaikki rivit on vastaanotettu tai merkitty valmiiksi, tilaus siirtyy Valmis-kansioon ja saa toimituspäiväksi kuluvan päivän.
• Hyllykeräily ei tee jälkitoimituksia. Jos tavaraa jää tulematta, tee puuttuvista tuotteista uusi ostotilaus.
• Keräilylistan Valmis-painike merkitsee tilaukset valmiiksi, vaikka kaikkea ei olisi vastaanotettu.

Vastaanottoon vaikuttavat asetukset

Pääkäyttäjä voi kytkeä nämä päälle asetuksista:

Vastaanoton jälkeen

• Kun toimittajan lasku tulee, avaa tilaus Odottaa laskua -kansiosta ja täsmäytä loppusumma laskun mukaiseksi. Lue lisää: Miten voin saada ostotilauksen loppusumman täsmäämään laskulla?
• Vastaanotetut tuotteet aikaväliltä näet raportista Raportit → Ostot → Vastaanottoraportti. Raportti näyttää tilatut ja toimitetut määrät riveittäin toimituspäivän mukaan.