Rivien lisääminen tilaukselle Excelistä ("Lisää Excel")

Mitä toiminto tekee

Sekä ostotilauksella että myyntitilauksella on "Lisää Excel" -toiminto, jolla voit lisätä tilaukselle useita tuoterivejä kerralla Excel-tiedostosta. Näin et joudu lisäämään rivejä yksitellen käsin – kätevä esimerkiksi isoissa tilauksissa tai kun tuoteluettelo on jo valmiina Excelissä.

Helpoin ja varmin tapa saada oikea tiedostomuoto

Tiedoston sarakeotsikoiden pitää vastata Refoxin omia sarakenimiä, jotta tuonti tunnistaa tiedot oikein. Varmin tapa saada oikea muoto on:

1. Paina Myynti- / Ostotilauksella tuote rivien yläpuolella olevaa “Excel” painiketta. Tämä avaa tilauksen tyhjät rivit taulukkoon, jossa on jo täsmälleen oikeat sarakeotsikot.

2. Muokkaa tiedostoa – lisää tuoterivit (tuotenumerot ja määrät). Tallenna.

3. Lataa tiedosto takaisin painamalla "Lisää Excel" painiketta.

4. Etsi tallentamasi Excel tähän

5. Latauksen jälkeen näet ilmoituksen, kuinka monta riviä lisättiin (esim. "X/Y riviä ladattu"), sekä listan mahdollisista tuotteista, joita ei löytynyt.

Näin vältät otsikko- ja muotovirheet, ja hinnat sekä muut kentät tulevat oikeisiin sarakkeisiin.

Mitä tiedostossa pitää olla

- Vain yksi välilehti. Jos tiedostossa on useampi välilehti, tuonti antaa virheen.

- Otsikkorivi ylimmällä rivillä (sarakkeiden nimet).

- Tuotenumero on pakollinen sarake – sen otsikko voi olla joko "tuotenumero" tai "tuotenumero / ean". Tuote tunnistetaan tuotenumeron tai EAN-koodin perusteella.

- Määrä kannattaa olla mukana (tilattava määrä).

- Muita mahdollisia sarakkeita: alennus-%, hinnat (ostohinta/myyntihinta, ALV:llä tai ilman), tuotteen nimi, yksikkö, paino, toimituspäivä ja arvioitu toimituspäivä.

Sarakkeiden järjestyksellä ei ole väliä – Refox tunnistaa ne otsikkonimien perusteella. Siksi on tärkeää, että otsikot ovat oikein (helpoiten export-first-tavalla, ks. yllä).

Hyödyllisiä yksityiskohtia

- Kommenttirivit: jos laitat tuotenumeroksi tähden (*), rivi tulkitaan kommenttiriviksi eikä sille tarvita tuotetta.

- Tuotetta ei löydy: jos jotain tuotenumeroa/EAN-koodia ei löydy, kyseinen rivi ohitetaan ja se ilmoitetaan latauksen lopuksi "ei löytyneet" -listassa. Muut rivit lisätään normaalisti.

- Passiiviset tuotteet ohitetaan oletuksena. Latauksen yhteydessä voi olla valinta, jolla myös passiiviset tuotteet saa mukaan.

- Latauksen yhteydessä voi olla myös muita valintoja (esim. korvataanko tilauksen nykyiset rivit vai lisätäänkö uudet niiden perään) – tarkista latausikkunan valinnat ennen vahvistusta.

Toimiiko sama osto- ja myyntitilauksella?

Kyllä – sama "Lisää Excel" -toiminto on käytettävissä molemmilla. Refox osaa kohdistaa hinnat oikein sen mukaan, onko  kyseessä osto- vai myyntitilaus ( osto käyttää ostohintaa, myynti myyntihintaa).

Jos lataus ei onnistu

- "Liian monta välilehteä": poista ylimääräiset välilehdet, jätä vain yksi.

- Otsikot eivät kelpaa: varmista, että tiedostossa on ainakin tuotenumero-sarake oikealla otsikolla. Helpoin korjaus on tehdä tiedosto Refoxista viedyn Excelin pohjalta.

- Jos tuotteita jää "ei löytyneet" -listalle, tarkista niiden tuotenumerot/EAN-koodit.