Tässä ohjeessa kerrotaan, miten otat käyttöön kaksi tai useampia kassoja samassa liikkeessä niin, että jokaisella kassalla on oma avaus, oma sulku ja oma kassaerotus. Lisäksi kerrotaan, miten PIN-koodit toimivat useammalla kassalla ja miten myynnit ja maksut kirjautuvat eri kassoille.

Ohje koskee sekä vanhaa että uutta kassaa.

Miten Refox tunnistaa kassan

Refox tunnistaa kassan sen kassakäyttäjän perusteella, jolla kassakone on kirjautunut Refoxiin. Refox ei siis tunnista fyysistä konetta.

Jos kahdella kassakoneella käytetään samaa kassakäyttäjää, Refoxille ne ovat yksi ja sama kassa:

• kassa avataan vain kerran päivässä, eikä toinen kone kysy omaa alkusaldoa
• molempien koneiden myynnit ja maksut menevät samaan kassan sulkuun
• kassaan lisätyt ja kassasta otetut käteiset lasketaan yhteen
• kassaerotusta ei voi laskea erikseen kummallekin kassalle.

Jokaisella kassakoneella pitää siis olla oma kassakäyttäjä.

Kassakäyttäjä ja henkilökohtainen käyttäjä

Kun kassalla käytetään PIN-koodeja, käytössä on kahdenlaisia tunnuksia:

Jos liikkeessä ei käytetä PIN-koodeja, kassakäyttäjä on samalla myyjä. Silloin myynnit kirjautuvat kassakäyttäjän nimiin.

Uuden kassan käyttöönotto

1. Luo kassakäyttäjä uudelle kassalle

Luo uusi käyttäjä kohdassa Asetukset → Käyttäjät. Anna sille nimi, josta kassan tunnistaa, esimerkiksi Keskusta kassa 2. Nimeä samalla myös nykyinen kassakäyttäjä vastaavasti, esimerkiksi Keskusta kassa 1, jotta raporteista näkee heti, kummasta kassasta on kyse.

Tee uudelle kassakäyttäjälle samat asetukset kuin saman liikkeen nykyisellä kassakäyttäjällä:

• Myymälä: liike, jossa kassakone on. Tämä on tärkein asetus. Myymälä ratkaisee, minkä liikkeen myynniksi kaupat kirjautuvat ja mistä varastosta tuotteet vähennetään.
• PIN-vaadittu: Kyllä, jos liikkeessä käytetään PIN-koodeja.
• PIN-koodi: jätetään tyhjäksi.
• PIN-timeout: sama aika kuin liikkeen muilla kassoilla. Aika kertoo sekunteina, kuinka kauan kassa saa olla koskematta ennen kuin se kysyy PIN-koodia uudelleen.
• Käyttöoikeudet: samat kuin liikkeen muilla kassakäyttäjillä.

2. Kirjaudu jokaisella kassakoneella omalla kassakäyttäjällä

Jokainen kassakone kirjautuu aina omalla kassakäyttäjällään. Samalla kassakäyttäjällä ei saa olla kirjautuneena kahdella koneella yhtä aikaa.

3. Avaa uusi kassa ja valitse sille maksupääte

Kun uusi kassa avataan ensimmäisen kerran, Refox kysyy sen alkusaldon ja maksupäätteen. Valinta jää muistiin. Jokaisella kassalla on hyvä olla oma maksupääte. Samalla maksupäätteellä ei kannata yrittää ottaa maksuja kahdelta kassalta samaan aikaan.

4. Henkilökohtaisille käyttäjille ei tarvitse tehdä mitään

Työntekijät käyttävät samoja PIN-koodeja kuin ennenkin. Uusia PIN-koodeja ei tarvita.

PIN-koodin käyttö useammalla kassalla

• PIN-koodi kuuluu työntekijälle eikä kassalle. Sama koodi toimii kaikilla kassoilla ja kaikissa liikkeissä.
• Jokainen kassa muistaa oman myyjänsä. Kun työntekijä kirjautuu PIN-koodilla kassalle 1, kassan 2 myyjä ei vaihdu. Kassan yläreunassa näkyy, kuka on kirjautuneena (Kirjautunut käyttäjänä N.N.).
• Sama henkilö voi myydä usealla kassalla. Hän syöttää PIN-koodinsa sillä kassalla, jolla hän kulloinkin myy.
• Myyjä vaihdetaan painikkeella Vaihda käyttäjää, näppäinyhdistelmällä Alt + Q tai Myyjä-valikosta.

Esimerkki 1: sama työntekijä kahdella kassalla

Matti myy aamupäivän kassalla 1. Iltapäivällä hän siirtyy kassalle 2 ja syöttää siellä saman PIN-koodinsa.

• Aamupäivän myynnit kirjautuvat kassan 1 sulkuun.
• Iltapäivän myynnit kirjautuvat kassan 2 sulkuun.
• Kaikilla Matin myynneillä on hänen nimensä, joten myyjäkohtaisessa raportissa näkyy Matin koko päivän myynti yhdessä.

Esimerkki 2: työntekijä toisesta liikkeestä

Liisa työskentelee yleensä toisessa liikkeessä, mutta tulee lauantaiksi keskustan liikkeeseen. Hän kirjautuu keskustan kassalle omalla PIN-koodillaan.

• Myynnit kirjautuvat keskustan liikkeen myynniksi ja keskustan kassan sulkuun, koska liike määräytyy kassakäyttäjän mukaan. Liisan oma liike ei vaikuta tähän.
• Tuotteet vähennetään keskustan liikkeen varastosta.
• Liisa näkyy myynneillä myyjänä tavalliseen tapaan.

Esimerkki 3: myyjä jää vaihtamatta

Matti lähtee tauolle kassalta 2, ja Liisa jatkaa myyntiä ennen kuin kassa on kysynyt PIN-koodia uudelleen.

• Myynnit kirjautuvat silti oikein kassan 2 sulkuun, joten kassaerotus pysyy oikeana.
• Myyjäksi kuitenkin tallentuu Matti. Myyjä kannattaa siis aina vaihtaa, kun kassalla vaihtuu henkilö.

Miten myynnit ja maksut kirjautuvat kassoille

Jokainen myynti ja maksu kirjautuu sen kassan sulkuun, jolla myynti tehdään. Tämä koskee kaikkia maksutapoja: käteistä, korttia, lahjakorttia ja kassan lisämaksutapoja. Myös kassaan lisätty tai kassasta otettu käteinen kirjautuu sille kassalle, jolla lisäys tai otto tehdään.

Esimerkki: yksi päivä kahdella kassalla

Illalla kumpikin kassa suljetaan erikseen:

Myyjäkohtaisessa raportissa samat myynnit näkyvät myyjien mukaan kassasta riippumatta: Matti 125,00 € (40 + 25 + 60) ja Liisa 205,00 € (85 + 120). Raportti löytyy kohdasta Raportit → Tilastot → Myyjätilastot → Yhteenveto myyjittäin.

Kassan avaus ja sulku

• Jokainen kassa avataan ja suljetaan erikseen joka päivä. Kassa suljetaan samalla kassakäyttäjällä, jolla se avattiin.
• Sulkemisessa näkyvät vain kyseisen kassan myynnit. Liikkeen kaikkien kassojen yhteismyynti näkyy kassaraportilla.
• Jos kassa jää sulkematta, se pyytää seuraavana päivänä ensin sulkemaan edellisen päivän ennen kuin kassan voi avata.

Hyvä tietää

• Muutos alkaa seuraavasta kassan avauksesta. Ennen muutosta tehtyjä myyntejä ei jaeta jälkikäteen eri kassoille.
• Yhteinen kassa -tila. Joillakin yrityksillä on käytössä yhteinen kassa, jossa yksi käyttäjä avaa ja sulkee kassan kaikkien puolesta. Silloin kaikki kassakäyttäjät jakavat saman kassan, eikä erillinen kassakäyttäjä erota kassoja toisistaan. Jos haluat siirtyä kassakohtaisiin sulkuihin, ota yhteyttä asiakastukeen.
• Usea liike. Sama periaate toimii kaikissa liikkeissä: jokaisella kassakoneella on oma kassakäyttäjä, ja kassakäyttäjän myymälä on se liike, jossa kone on.