Kestotilauksella samat tuotteet tai palvelut toimitetaan asiakkaalle säännöllisesti, esimerkiksi kuukauden tai kolmen kuukauden välein. Kestotilaus tehdään tarjouksesta. Se toimii pohjana, josta Refox luo automaattisesti uuden tarjouksen jokaista toimituskertaa varten.

Refox luo aina tarjouksen, ei tilausta. Tarjous ei varaa varastoa eikä näy ostoehdotuksissa. Kun toimitus on vahvistettu asiakkaan kanssa, tarjous muutetaan tilaukseksi tavalliseen tapaan.

Kestotilaus eroaa kuukausilaskutuksessa siinä, että kestotilauksella tulee toimittaa fyysisiä tuotteita ja kuukausilaskutuksessa toimitetaan ei fyysisiä palveluita.

Käyttöönotto

Pääkäyttäjä tekee nämä vaiheet vain kerran.

1. Avaa Asetukset ja valitse ryhmästä Verkkokauppa & markkinointi kohta Kestotilaukset.
2. Ruksaa Aktiivinen refox. Vasta tämän jälkeen tarjousten Toiminnot-valikossa näkyy Kestotilaus-kohta.
3. Valitse kohtaan Tila: kestotilaus tila, jossa kestotilausten pohjatarjoukset pidetään. Valmiin tilan saat painamalla Luo automaattisesti. Tällöin Refox luo tilan nimeltä "Kestotilaukset".
4. Valitse kohtaan Tila: kestotarjous tila, jonka automaattisesti luodut tarjoukset saavat. Myös tähän saat valmiin tilan painamalla Luo automaattisesti. Tällöin Refox luo tilan nimeltä "Kestotarjoukset".
5. Paina Tallenna.

Samassa näkymässä voi jokaiselle verkkokaupalle valita, onko kestotilaus käytössä myös verkkokaupassa: Epäaktiivinen, Aktiivinen testipannulla tai Aktiivinen.

Kestotilauksen tekeminen

Kestotilauksen voi tehdä olemassa olevasta tarjouksesta tai aloittaa tyhjästä.

Olemassa olevasta tarjouksesta

1. Tee asiakkaalle tavallinen tarjous niillä tuotteilla, jotka toimitetaan joka kerta.
2. Tarkista tarjouspäivä. Ensimmäinen toimitus on tarjouspäivänä, ja seuraavat kerrat lasketaan siitä eteenpäin.
3. Valitse Toiminnot › Kestotilaus. Tarjous siirtyy kestotilausten tilaan.
4. Täytä tiedot ja paina Tallenna:
• Laskutusväli (kk): kuinka monen kuukauden välein toimitus toistuu (1–12).
• Päättymispäivä: viimeinen päivä, jolle toimituksia luodaan. Jos kenttä jää tyhjäksi, kestotilaus on voimassa toistaiseksi.
• Ennakkoaika (kk): kuinka monta kuukautta ennen toimituspäivää uusi tarjous luodaan. Arvo 0 tarkoittaa, että tarjous luodaan toimituspäivänä.

Tyhjästä

Avaa Kestotilaukset-sivu ja paina Uusi kestotilaus. Refox avaa tyhjän tarjouksen, johon lisätään asiakas ja tuotteet. Toistuvuuden tiedot asetetaan sen jälkeen kohdasta Toiminnot › Kestotilaus.

Näin uudet tarjoukset syntyvät

Refox tarkistaa joka yö, onko jonkin kestotilauksen seuraavan toimituksen ennakkoaika alkanut. Jos on, se kopioi pohjatarjouksesta uuden tarjouksen. Uusi tarjous:

• saa tilaksi kestotarjousten tilan
• saa tarjouspäiväksi sen toimituskerran päivän, jota se koskee, vaikka se luotaisiin aiemmin
• saa kuvaukseen tiedon kestotilauksesta, esimerkiksi "Kestotilaus 15.01.2026 – toistaiseksi / 3 Kuukauden välein toistuva, seuraava kestotarjous 15.04.2026".

Esimerkki, kun tarjouspäivä on 15.1.2026, laskutusväli 3 kk ja ennakkoaika 1 kk:

Toimituspäivät lasketaan aina alkuperäisestä tarjouspäivästä. Ne eivät siirry, vaikka jokin tarjous luotaisiin käsin etuajassa.

Kestotilausten seuraaminen

Kaikki kestotilaukset näkyvät Kestotilaukset-sivun listassa. Listasta näkee asiakkaan, laskutusvälin, päättymispäivän ja päivän, jolloin seuraava tarjous luodaan. Sarakkeessa Aktiivinen näkyy kestotilauksen tila:

• Käynnissä: uusia tarjouksia luodaan normaalisti.
• Tauolla: seuraava toimituskerta on ohitettu.
• Päättynyt: päättymispäivä on mennyt.

Painike "Muokkaa kestotilausta" avaa kestotilauksen tiedot, ja "Avaa tarjousnäkymässä" avaa pohjatarjouksen.
Asiakkaan kestotilaukset näkyvät myös asiakaskortin Kestotilaukset-välilehdellä.

Kestotilauksia voi myös etsiä avaamalla vasemmalta Myynti -> Etsi.

Toimitusten hallinta

Kestotilauksen tiedoissa ja pohjatarjouksen Kestotilaus-ikkunassa on Tilaukset-lista. Siinä näkyvät jo luodut tarjoukset sekä tulevat toimituskerrat, joiden kohdalla lukee "Tuleva - ei vielä olemassa".

• Muodosta ennakkotarjous luo seuraavan toimituskerran tarjouksen heti, odottamatta yöllistä ajoa.
• Ohita jättää toimituskerran väliin. Ohitus koskee samaa päivää ja kuukautta joka vuosi, joten sillä voi esimerkiksi jättää vuosittaisen kesätauon väliin. Ohitettu kerta jää listaan näkyviin.
• Peruuta ohitus palauttaa ohitetun kerran.
• Avaa ennakkotarjous avaa jo luodun tarjouksen. Kun tarjous on muutettu tilaukseksi, painikkeen nimi on Avaa tilaus.

Hyvä tietää

• Pohjatarjouksen muutokset näkyvät seuraavissa tarjouksissa. Jos tuotteita tai määriä pitää muuttaa pysyvästi, muuta pohjatarjousta. Jo luotuihin tarjouksiin muutos ei vaikuta.
• Pidä pohjatarjous kestotilausten tilassa. Jos pohjatarjouksen tila vaihdetaan, uusia tarjouksia ei enää luoda.
• Kestotilauksen lopettaminen: aseta päättymispäivä. Sen jälkeisille toimituskerroille ei luoda tarjouksia.
• Tyhjästä pohjasta ei luoda mitään. Jos pohjatarjouksella ei ole yhtään riviä, uusia tarjouksia ei luoda.
• Jos Toiminnot-valikossa ei näy Kestotilaus-kohtaa, tarkista, että avattu asiakirja on tarjous eikä tilaus. Pyydä tarvittaessa pääkäyttäjää tarkistamaan, onko Aktiivinen refox ruksattu Kestotilaukset-asetuksissa.