Kirjanpitäjän info

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten myynti ja maksut kulkevat Refoxissa kirjanpidon raportteihin, mitä kukin raportti näyttää ja miten ne täsmäytetään kuukauden vaihteessa. Kannattaa myös kysyä omalta kirjanpitäjältä, mitkä raportit hän haluaa saada.

Sisältö

1. Perusajatus: myynti ja raha ovat eri tapahtumia
2. Kolme myyntiketjua
3. Mistä raportit löytyvät
4. Raportit yksitellen
5. Maksunvälittäjien ja maksupäätteen tarkistus
6. Kuukauden vaihteen täsmäytys
7. Usein kysyttyä

Perusajatus: myynti ja raha ovat eri tapahtumia

Refoxissa tilaus, lasku ja maksu ovat yksi ja sama asiakirja, joka etenee vaiheesta toiseen. Tarjouksesta tulee tilaus, ja tilauksesta tulee lasku. Maksu eli suoritus kirjataan tälle samalle asiakirjalle.

Kirjanpidon kannalta asiakirjassa on kaksi erillistä tapahtumaa, ja kummallakin on oma päivänsä:

Siksi myynti- ja maksuraportit eivät täsmää keskenään saman kuukauden sisällä, eikä niiden kuulukaan täsmätä. Verkkokaupassa raha tulee ennen myyntiä. Laskumyynnissä myynti tulee ennen rahaa. Kassalla molemmat syntyvät samalla hetkellä.

Varaston arvo pienenee silloin, kun tilaus toimitetaan.

Kolme myyntiketjua

Laskumyynti

Verkkokauppamyynti

Maksettu verkkokauppatilaus ei ole koskaan avoin lasku, joten se ei näy myyntisaatavissa missään vaiheessa.

Kassamyynti

Kassamyynti ei näy myyntisaatavissa. Jos kassatapahtuma jää maksamatta tai vain osittain maksetuksi, se ei näy raporteissa lainkaan ennen kuin se on maksettu kokonaan. Kun se maksetaan loppuun, se näkyy alkuperäisen kuittipäivän kohdalla.

Esimerkki: verkkokauppatilaus kuukauden vaihteessa

Tilaus maksetaan verkkokaupassa 30.9. (100,00 € + ALV 25,50 € = 125,50 €) ja toimitetaan 2.10.

Mistä raportit löytyvät

Myynnin kirjanpitoraportit löytyvät vasemmasta palkista kohdasta Raportit › Myynti.
Varaston arvon raportit löytyvät kohdasta Raportit › Varaston arvo. Kassamyynnin raportit näkyvät valikossa vain, jos kassa on käytössä.

Jos ostoreskontra on käytössä, kirjanpitäjälle toimitetaan myös ostojen raportit: Laskupäiväkirja, Maksupäiväkirja ja Ostovelat.

Tarkemmat laskukohtaiset tiedot saa yhteenvetojen rinnalla olevista raporteista Laskupäiväkirja ja Maksupäiväkirja. Jos yhteenvedossa on jotain tarkistettavaa, se kannattaa selvittää niiden kautta.

Raportit yksitellen

Alla raporttien nimet ovat samassa muodossa kuin ne näkyvät Refoxin raporttivalikossa.

Laskupäiväkirjan yhteenveto - EU kuluttajamyynnit (toimitusmaan mukaan) näytetään alv0%

Mitä se näyttää: Aikavälin myynnin myyntitileittäin ja samalla ALV-kannoittain: verottoman arvon, ALV:n ja verollisen arvon. Tuloste on valmis vientiehdotus:

• debet myyntisaamiset (verollinen yhteensä)
• kredit ALV-velka (ALV yhteensä)
• kredit myyntitilit (verottomat)

Päivä: laskupäivä.

Mukana:

• laskut, sekä laskumyynti että verkkokauppa
• hyvityslaskut. Ne ovat omia laskujaan negatiivisin rivein ja kuuluvat oman laskupäivänsä kuukaudelle, eivät alkuperäisen laskun kuukaudelle.

Ei mukana:

• tilaukset, joita ei ole vielä laskutettu
• uudet laskut, joille ei ole vielä annettu numeroa ja laskupäivää
• kassamyynnit, ellei "Ota mukaan myös kassamyynnit" ole valittuna

Valinnat:

• Aikaväli.
• Valuutta rajaa raportin kyseisen valuutan laskuihin. Jos yrityksellä on laskuja useassa valuutassa, raportti ajetaan valuutta kerrallaan.
• Toimipiste tarkoittaa toimittavaa toimipistettä (toimitetaan toimipisteeltä), ei myyjän toimipistettä.
• Näytä laskut: Näytä kaikki laskut, Vain verkkokauppa tai Vain laskutus.
• Ota mukaan myös kassamyynnit.

EU-kuluttajamyynti: Toiseen EU-maahan kuluttajalle (asiakkaalle ei ole y-tunnusta) toimitettu myynti näytetään omalla rivillään "EU-myynti kuluttajille 0%". Kuluttajaksi tulkitaan asiakas, jonka tiedoissa ei ole merkitty, että asiakas on yritys. Tämän myynnin vero ilmoitetaan OSS:n kautta (raportti 4.2), ei kotimaan kausiveroilmoituksella.

Laskut, joilta puuttuu toimitusmaa, listataan raportissa erikseen varoituksena "Myynnit joilta puuttuu toimitusmaa". Ne ovat kuitenkin mukana loppusummissa omilla myyntitileillään, joten toimitusmaa kannattaa korjata laskuille.

Mihin verrataan: myyntitilit, ALV-velka ja kausiveroilmoituksen kotimaan myynti.

Huomioitavaa:

• Rivit, joille ei löydy myyntitiliä, näkyvät tilillä "Tuntematon". Ne pitää korjata laskuille.
• Valmiin kuukauden luku voi muuttua myöhemmin, jos laskun laskupäivää muutetaan jälkikäteen. Tallenna kuukauden tuloste.
• Tämä raportti ja raportti 4.2 olettavat, että yritys on rekisteröitynyt OSS-järjestelmään. Jos EU-kuluttajamyynti jää alle 10 000 euron vuosirajan eikä yritys ole rekisteröitynyt OSS:ään vapaaehtoisesti, käytetään raporttivalikon vanhempia raportteja. Lue lisää: OSS-alv verkkokaupassa – mitä se tarkoittaa ja miten se näkyy Refoxin raporteissa.

Laskupäiväkirjan yhteenveto - EU kuluttajamyynnit (toimitusmaan mukaan) maakohtaisine alvikantoine

Tämä on OSS-ilmoituksen raportti.

Mitä se näyttää: Toiseen EU-maahan kuluttajille toimitetun myynnin maittain ja verokannoittain, kohdemaan verokannalla. Luvut siirretään OSS-ilmoitukseen: maa, verokanta, veron peruste ja vero.

Päivä: laskupäivä. OSS-ilmoitus tehdään vuosineljänneksittäin, joten raportti ajetaan neljännekselle.

Mukana: laskut, joiden toimitusosoitteen maa on toinen EU-maa ja joiden asiakasta ei ole merkitty yritykseksi.

Ei mukana: kotimaan myynti, EU:n ulkopuolelle toimitettu myynti, EU-yritysmyynti ja kassamyynnit.

Veron laskenta: laskun veroton arvo × kohdemaan verokanta. Rahtirivit ovat mukana kuten muutkin laskurivit.

Valinnat: samat kuin raportissa 4.1 (aikaväli, valuutta, toimipiste, näytä laskut), mutta kassamyyntejä ei voi ottaa mukaan.

Huomioitavaa:

• Tuloste on vientiehdotuksen muodossa maittain, joten luvut siirretään OSS-ilmoitukseen käsin.
• EU-yritysmyynti ei näy tässä raportissa lainkaan.
• Kohdemaiden ALV-kannat pitää pitää ajan tasalla itse, koska Refox ei päivitä niitä automaattisesti.

Maksupäiväkirjan yhteenveto

Mitä se näyttää: Kaikki Refoxiin kirjatut suoritukset aikavälillä tileittäin. Tili on se, jolle maksutapa kirjaa rahan, esimerkiksi pankki, verkkomaksujen välitili tai kortti.

Päivä: maksupäivä.

Mukana:

• laskujen suoritukset
• verkkokauppatilausten maksut, jo ennen kuin tilausta on laskutettu
• palautukset negatiivisina, eli raportin summa on nettomäärä

Ei mukana:

• kassamyyntien maksut, ellei "Ota mukaan myös kassamyynnit" ole valittuna
• ostolaskujen maksut

Mihin verrataan: pankkitilien ja maksunvälittäjien tilitykset sekä myyntisaamisten kredit. Katso myös kohta 5.

Huomioitavaa:

• Jos kassamyynnit on otettu mukaan tähän raporttiin, niitä ei lasketa lisäksi Käteismyynti-raportista. Muuten ne tulevat kahteen kertaan.
• Jos lasku on maksettu useassa osassa, osat näkyvät kukin oman maksupäivänsä kohdalla, mahdollisesti eri kuukausilla.

Saadut ennakot

Mitä se näyttää: Tilanne valittuna päivänä. Raportissa ovat tilaukset, joille on kirjattu maksu viimeistään kyseisenä päivänä mutta joita ei ole laskutettu siihen päivään mennessä. Tyypillisesti nämä ovat verkkokauppatilauksia, jotka on maksettu mutta joita ei ole vielä toimitettu.

Päivä: yksi päivä, tavallisesti kuukauden viimeinen. Raportin voi ajaa jälkikäteen, ja se näyttää tilanteen kyseisenä päivänä.

Sisältö:

• Kukin maksu on omalla rivillään. Lisäksi näytetään tilauksen arvo verottomana, ALV:na ja verollisena.
• Ensin on kokonaissumma, sen jälkeen taulukot kuukausittain maksupäivän mukaan.

Huomioitavaa: Raportti katsoo laskutusta, ei toimitusta. Toimitettu mutta vielä laskuttamaton tilaus näkyy siis tässä.

Mihin verrataan:

• saadut ennakot kuukauden lopussa
• ennakkomaksujen ALV. Arvonlisäverolain mukaan ennakkomaksusta tilitetään vero sen kuukauden kohdalla, jona maksu on saatu. Refox kirjaa myynnin ALV:n vasta laskupäivälle, joten ennakoiden ALV jaksotetaan tämän raportin avulla.

Käteismyynti

Mitä se näyttää: Kassamyynnit (kuitit) aikavälillä:

• myynti ALV-tileittäin
• maksut maksutavoittain (käteinen, kortti jne.)
• yhteissumma laskusuorituksista, jotka on kirjattu kassaan
• valinnalla "Näytä myös yksittäiset kassatapahtumat" myös kuittikohtainen luettelo

Päivä: Kuittiluettelo näytetään kuittipäivän mukaan ja yhteenvedot maksupäivän mukaan. Kassalla nämä ovat sama päivä.

Mukana: kokonaan maksetut kassamyynnit.

Ei mukana:

• kassan avaukset ja sulkemiset
• laskettu kassa
• siirrot kassaan ja kassasta
• maksamattomat ja osittain maksetut kassatapahtumat

Valinnat:

• Toimipiste tarkoittaa tässä myyvää toimipistettä, toisin kuin laskupäiväkirjan yhteenvedossa.
• Valuutta rajaa vain maksujen yhteenvetoa.

Mihin verrataan: kassatili, korttimaksujen välitili ja päivittäinen kassatäsmäytys.

Huomioitavaa:

• Kuittiluettelossa rivi voi näkyä punaisena, jos kassatapahtuman loppusumma ja sen maksujen summa eroavat toisistaan. Nämä tapaukset pitää selvittää.
• Jos kassamyynnit on jo otettu mukaan laskupäiväkirjan tai maksupäiväkirjan yhteenvetoon, tätä raporttia ei lasketa niiden päälle.

Myyntisaatavat

Mitä se näyttää: Avoimet laskut valittuna päivänä laskukohtaisesti. Kunkin laskun kohdalla näkyy laskun verollinen summa miinus siihen päivään mennessä kirjatut suoritukset sekä laskupäivä ja eräpäivä.

Päivä: yksi päivä. Raportin voi ajaa jälkikäteen, ja se näyttää tilanteen kyseisenä päivänä.

Mukana:

• avoimet ja osittain maksetut laskut
• ylimaksetut laskut negatiivisina
• hyvityslaskut omina riveinään

Ei mukana:

• kassamyynnit
• laskuttamattomat tilaukset (niiden maksut ovat saaduissa ennakoissa)
• laskut, joille on kirjattu maksu ja joiden avoin määrä tai ylimaksu on enintään 1 €. Laskut, joille ei ole kirjattu yhtään maksua, näkyvät aina.

Raportissa ei ole ikäjakaumaa, mutta eräpäivä näkyy jokaisella rivillä.

Mihin verrataan: myyntisaamisten tili.

Varaston arvo toimipisteittäin keskiostohinta ja historiallinen varastosaldo

Mitä se näyttää: Varastossa olleet tuotteet valittuna päivänä kerrottuna keskiostohinnalla, verottomana ja verollisena.

Päivä: Refox tallentaa varastosaldon ja keskihinnan joka ilta klo 21. Raportin voi siksi ajaa jälkikäteen mille tahansa päivälle, ja se näyttää kyseisen päivän klo 21:n tilanteen. Kuluvan päivän tiedot ovat saatavilla vasta klo 21 jälkeen. Sitä ennen raportti on tyhjä.

Keskiostohinta:

• Keskiostohinta lasketaan toimipistekohtaisesti. Se on painotettu keskihinta niistä viimeisimmistä ostoista, jotka kattavat varastosaldon. Mukana on enintään kymmenen viimeisintä saapunutta ostoriviä.
• Ostoihin kohdistetut kulut, kuten rahdit, ovat mukana hinnassa. Nollahintaiset ostorivit jätetään pois.
• Arvostus muistuttaa FIFO-periaatetta: varaston oletetaan koostuvan viimeksi ostetuista eristä.
• Jos tuotteelle ei ole keskihintaa, käytetään tuotekortin ostohintaa.

Lisätietoa keskiostohinnasta: Keskiostohinnan käyttöönotto ja toiminta.

Mukana: tuotteet, joiden saldo on positiivinen, myös passiiviset tuotteet. Jos valitaan useita toimipisteitä, ne lasketaan yhteen ilman toimipistekohtaista erittelyä. Toimipistekohtainen arvo saadaan ajamalla raportti toimipiste kerrallaan.

Ei mukana:

• negatiiviset saldot
• nolla-arvoiset rivit, ellei valintaa "Näytä nollahintaiset" ole valittu
• aineettomat tuotteet

Mihin verrataan:

• vaihto-omaisuus kuukauden lopussa ja tilinpäätöksessä
• varaston muutos, joka on kahden päivän raportin erotus

Raportti ei tee epäkuranttiuden alaskirjauksia. Niihin voi käyttää raporttia "Varaston arvo toimipisteittäin arvonvähennys". Lue lisää: Varastonarvoraportit.

Maksunvälittäjien ja maksupäätteen tarkistus

Maksunvälittäjät (esim. Paytrail, Klarna, Svea) tarkistetaan aina Maksupäiväkirjan yhteenvetoa vasten. Huomioi kaksi asiaa:

• Refox kirjaa maksun sille päivälle, jona asiakas maksoi. Maksunvälittäjä taas raportoi tilityspäivän mukaan. Jos asiakas maksaa 30.9., maksu näkyy Refoxissa syyskuussa, mutta välittäjä tilittää sen pankkitilille todennäköisesti vasta lokakuun puolella.
• Maksunvälittäjä on yleensä vähentänyt tilityksestä provisiot, joten tilitetty summa on pienempi kuin Refoxin luku.

Välittäjän raportit kannattaa siis tarkistaa maksupäivän mukaan, mutta lopullinen kirjanpito tehdään tilityspäivän mukaan.

Vinkki: Jos kaikki maksutavat kirjautuvat samalle tilille, kannattaa jokaiselle maksunvälittäjälle määrittää oma tili. Silloin esimerkiksi Klarna- ja Paytrail-saatavat erottuvat raportissa heti toisistaan.

Maksupääte: Korttimaksut tarkistetaan Käteismyynti-raportista maksupäätepalvelun omaa raporttia vasten (esim. Netsin "Raportointi"). Näiden pitää täsmätä tarkalleen. Kun maksun tilittäjä siirtää rahat pankkitilille, se on vähentänyt niistä provisiot.

Kuukauden vaihteen täsmäytys

Tärkein yhteys: Laskupäiväkirjan vientiehdotus olettaa, että kaikki suoritukset kirjataan kirjanpidossa myyntisaamisia vastaan. Jos näin tehdään, kuukauden lopussa pätee:

myyntisaamisten tili ≈ myyntisaatavat – saadut ennakot

Tämä johtuu siitä, että verkkokaupan ennakkomaksu vähentää myyntisaamisia jo ennen kuin lasku on tehty. Pieni erotus on normaalia, koska myyntisaatavista puuttuvat enintään 1 euron avoimet määrät.

Tallenna kuukauden tulosteet. Raportti voi näyttää samalle kuukaudelle myöhemmin eri luvun, jos laskupäivää muutetaan tai maksu kirjataan menneelle päivälle.

Usein kysyttyä

Miksi maksut ja myynti eivät täsmää kuukaudelle?
Ne ovat eri tapahtumia eri päivinä (kohta 1). Verkkokaupan raha tulee ennen laskua, ja laskumyynnin raha tulee laskun jälkeen. Jos lasku on maksettu useassa osassa, osat voivat osua eri kuukausille.

Miksi verkkokauppatilaus ei näy myyntisaatavissa?
Koska se on maksettu jo ennen laskua. Kun tilaus laskutetaan, siitä tulee suoraan maksettu lasku.

Miksi lasku on lokakuussa, vaikka tavara lähti syyskuussa?
Laskupäiväkirja seuraa laskupäivää. Jos tilaus toimitettiin syyskuussa mutta laskutettiin lokakuussa, myynti näkyy lokakuussa.

Miksi hyvitys on eri kuukaudella kuin alkuperäinen lasku?
Hyvityslasku on oma laskunsa omalla laskupäivällään.

Miksi raportti näyttää eri luvun kuin viime kuussa samalle kaudelle?
Laskupäivää on muutettu jälkikäteen, tai maksu on kirjattu menneelle päivälle.

Miksi kassatapahtuma puuttuu raportista?
Kassatapahtuma näkyy raporteissa vasta, kun se on maksettu kokonaan. Katso myös Kassatapahtumaa ei löydy Refoxista, mitä teen?

Tämä ohje kertoo, miten Refoxin raportit toimivat. Se ei korvaa kirjanpitäjän tai veroneuvojan neuvontaa.