Inventointityökalu on uudistettu. Sivu näyttää nyt uudelta, mutta käyttö on aiempaa sujuvampaa: muokkaukset tehdään omassa ikkunassa, tulokset ja tuotelistat latautuvat nopeammin isoillakin inventaarioilla, ja inventaarion päättäminen tapahtuu taustalla niin ettei tarvitse jäädä odottelemaan inventointisivulle.

Uudessa näkymässä on kaikki samat toiminnot kuin aiemmalla invetointisivulla. Vanha näkymä on kuitenkin edelleen käytettävissä sivun yläreunan "Vanha näkymä" -painikkeesta.

Inventaarioiden etusivu

Etusivulla (Inventaario-valikko) on kolme välilehteä:

- Käynnissä olevat ja uudet inventoinnit – avoimet inventaariot listana. Jokaisesta kortista pääsee muokkaamaan tietoja (kynä-kuvake), poistamaan sen (roskakori-kuvake) tai jatkamaan sitä "Avaa"-painikkeesta.
- Päätetyt inventoinnit – jo valmiiksi merkityt inventaariot.
- Tuotteet, joita ei ole inventoitu – raportti tuotteista jotka eivät ole millään valitulla inventointilistalla (ks. alempana).

Uuden inventaarion aloittaminen

1. Klikkaa "+ Uusi inventaario".
2. Täytä Nimi ja Toimipiste (toimipistettä ei voi enää vaihtaa sen jälkeen kun inventaarioon on kirjattu tuotteita), ja tarkista Aloitettu-päivämäärä.
3. "Aloita inventoiminen luonnin jälkeen" -valinta on oletuksena päällä ja vie suoraan kirjaamaan tuotteita heti tallennuksen jälkeen.

Miten inventointi perutaan

Keskeneräisen (käynnissä olevan tai vasta luodun) inventaarion voi poistaa kokonaan etusivun ensimmäiseltä välilehdeltä klikkaamalla kortin roskakori-kuvaketta. Poisto vahvistetaan vielä erikseen ponnahdusikkunasta, koska sitä ei voi perua – poistettuna katoavat myös siihen mennessä kirjatut rivit. Jo päätettyä inventaariota ei voi poistaa tätä kautta.

Tuotteiden kirjaaminen

Inventaarion sisällä on kolme vaihetta, joiden välillä liikutaan yläreunan painikkeista: kirjaaminen, tulosten tarkastelu ja päättäminen.

Kirjaamisvaiheessa tuote haetaan hakukentästä (tukee myös viivakoodinlukijaa) ja määrä syötetään omaan kenttäänsä.
"Asetukset"-osiosta voi asettaa mm. automaattisen tallennuksen, viivakoodinlukijahaun ja sen, suljetaanko tuotehaku valinnan jälkeen – nämä asetukset tallentuvat laitekohtaisesti.

Inventaarion voi keskeyttää milloin vain "Lopeta ja palaa takaisin" -painikkeesta ja jatkaa siitä myöhemmin samasta kohdasta.

Listausnäkymän käyttäminen inventoinnissa

Kirjaamisvaiheen aikana yläreunan palkista löytyy "Listausnäkymä"-kuvake (näkyy vain kun inventaario on käynnissä). Se avaa vaihtoehtoisen tavan kirjata tuotteita: vasemmalla on tuoteryhmäpuu omalla hakukentällään, ja oikealla taulukko jossa näkyy jokaisen tuotteen nimi, numero, tyyppi, EAN-koodi sekä määräkenttä jokaista varastoa kohden.

- Määrät syötetään suoraan taulukon kenttiin varastoittain.
- EAN-koodin voi päivittää rivillä erikseen – muutos painikkeellaan.
- "Näytä epäaktiiviset tuotteet" -valinnalla saa myös ei-aktiiviset tuotteet näkyviin.
- Yläreunan painikkeista: "Tallenna" tallentaa tehdyt muutokset (painike korostuu kun tallentamattomia muutoksia on), "Hylkää muutokset" perumaan ne, "Lopeta" palaa pois inventaariosta, ja "Normaali näkymä" vie takaisin tavalliseen kirjaamisnäkymään.

Huom: tämä listausnäkymä on tekniseltä ulkoasultaan inventointityökalu, joten se näyttää hieman erilaiselta kuin muut sivut.

Usean inventaarion yhdistäminen

Jos samaa toimipistettä on inventoinut useampi henkilö omilla listoillaan, listat voi yhdistää yhdeksi: valitse haluamasi keskeneräiset inventaariot etusivun ensimmäiseltä välilehdeltä ja klikkaa "Yhdistä valitut". Vahvista yhdistettävien inventaarioiden nimet ponnahdusikkunasta. Lopuksi yhdistäminen vahvistetaan onnistuneeksi.

Tuotteet, joita ei ole inventoitu

Etusivun kolmannelta välilehdeltä voi valita saman toimipisteen keskeneräiset tai valmiit inventaariot sekä vertailupäivämäärän, ja tarkastaa mitkä tuotteet eivät ole minkään valitun listan mukana. Raportti näyttää kunkin tuotteen saldon vertailupäivänä, saldon juuri nyt, sekä paljonko saldo muuttuisi ja mikä se olisi nollauksen jälkeen

Inventoimattomien tuotteiden saldojen nollaus

Inventoimattomien tuotteiden saldojen nollaus onnistuu inventoinnin etusivulla, valitsemalla halutut inventoinnit (vain saman toimipisteen inventointeja voi nollata) ja painamalla “Tuotteet, joita ei ole inventoitu”. Tästä avautuu pop up ikkuna, josta voi avata Excelissä inventoidut ja inventoimattomat tuotteet tai painaa punaista “Nollaa saldot”.

Huomaa, että jos sinull aon useampi saman toimipisteen inventaariolista ja nollaat kaikilta erikseen saldot, menevät ne ristiin ja saldot eivät pidä paikkansa. Valitse siis saldojen nollauksessa aina kaikki saman toimipisteen inventaariot, mikäli niitä ei ole vielä yhdistetty.

Inventaarion päättäminen

Kun kaikki halutut tuotteet on kirjattu, siirry ensin “Näytä inventaarion tulokset” -vaiheeseen. Siellä voit tarkistaa saldomuutokset ja inventoidut tuotteet. Siirry sen jälkeen "Päätä inventointi" -vaiheeseen. 

Anna päätöspäivämäärä (vaikuttaa siihen, minä päivänä saldomuutokset astuvat voimaan) ja vahvista. Saldot lasketaan uusiksi kaikille inventoiduille tuotteille eikä toimintoa voi perua, joten vahvistusta kysytään vielä erikseen.

Päättäminen tehdään taustalla ja voi kestää muutamia minuuttia – sivulta voi poistua tai välilehden voi sulkea, ja tuloksen voi tarkistaa myöhemmin palaamalla samalle sivulle. Kun inventaario on valmis, sivulla kerrotaan, luotiinko saldomuutosten korjaamiseksi ostotilaus vai oliko kaikki jo valmiiksi kunnossa. Jos saldomuutoksia on mutta ostotilausta ei ole syntynyt, ota yhteyttä Refoxin tukeen ja mainitse inventaarion linkki.