Voitte määrittää itse tuotteille saldotiedot. Hallinta tapahtuu 4:ään paikkaan (perusasetukset, tuotekortti, toimittajakortti, ostotilaus), riippuen vähän skaalasta. 

Oletusasetukset, eli asetukset, jotka astuvat voimaan, jos ei ole muita ylikirjoittavia sääntöjä. Nämä löytyvät sivupalkista => verkkokauppa hallinta => Perusasetukset => saldotekstit. Täällä voidaan asettaa eri tiloille saldotekstien arvot. Näitä tiloja ovat seuraavat:

Varastossa ja ei-fyysinen
Tämä tila on aktiivinen, jos tuotetta on varastossa ja sillä on ei-fyysinen täppä päällä. Tällöin saldoteksti tulee joko tuotekortin "Saldoteksti, jos varastossa"-kentästä tai se kootaan perusasetuksista.

Varastossa yli 5
Tämä tila on aktiivinen, jos tuotetta on omassa varastossa & sitä on 5kpl tai enemmän, eikä aikaisemmat tilat ole aktivoituneet. Tällöin saldoteksti tulee joko tuotekortin "Saldoteksti, jos varastossa"-kentästä tai se kootaan perusasetuksista.

Varastossa
Tämä tila on aktiivinen, jos tuotetta on omassa varastossa vähemmän kuin 5kpl, eikä aikaisemmat tilat ole aktivoituneet. Tällöin saldoteksti tulee joko tuotekortin "Saldoteksti, jos varastossa"-kentästä tai se kootaan perusasetuksista.

Toimittajan varastossa yli 5
Tämä tila on aktiivinen, jos tuotetta on toimittajan varastossa & sitä on 5kpl tai enemmän, eikä aikaisemmat tilat ole aktivoituneet. Tällöin saldoteksti tulee joko tuotekortin "Saldoteksti, jos toimittajan varastossa"-kentästä tai toissijaisesti toimittajan "Oletustoimitusaika"-kentästä. Jos toimittajan "oletustoimitusaika"-kentässä on tekstiä, otetaan tämä teksti. Jos puolestaan tässä on numero, niin tällöin numerosta kootaan aikaväli. Esim. arvosta 1 tulee teksti "1 - 3" ja tästä kootaan perussääntöjen avulla teksti. Jos näitä ei ole asetettu, niin silloin teksti kootaan perusasetuksista.

Toimittajan varastossa
Tämä tila on aktiivinen, jos tuotetta on toimittajan varastossa & sitä on 5kpl tai enemmän, eikä aikaisemmat tilat ole aktivoituneet. Tällöin saldoteksti tulee joko tuotekortin "Saldoteksti, jos toimittajan varastossa"-kentästä tai toissijaisesti toimittajan "Oletustoimitusaika"-kentästä. Jos toimittajan "oletustoimitusaika"-kentässä on tekstiä, otetaan tämä teksti. Jos puolestaan tässä on numero, niin tällöin numerosta kootaan aikaväli. Esim. arvosta 1 tulee teksti "1 - 3" ja tästä kootaan perussääntöjen avulla teksti. Jos näitä ei ole asetettu, niin silloin teksti kootaan perusasetuksista.

Tulossa
Tämä tila on aktiivinen, jos tuotetta on ostotilauksella avoimena & rivillä tai ostotilauksella on arvioitu toimituspäivämäärä, eikä aikaisemmat tilat ole aktivoituneet. Tällöin saldotekstiin tuodaan tulevaisuudessa oleva arvioitu toimituspäivämäärä, joka on asetettuna riville tai ostotilaukselle. Jos tällaista ei löydy, kootaan teksti perusasetuksista.

Ennakkotilattava
Tämä tila on aktiivinen, jos tuotteella on ennakkotilattava-täppä aktiivisena & tuotetta on ostotilauksella, jolla on arvioitu toimituspäivämäärä, eikä aikaisemmat tilat ole aktivoituneet. Tällöin haetaan päivämäärä samaan tapaan, kuin Tulossa-tilassa. Toissijaisesti saldotekstien perusasetuksista.

Ei-fyysinen
Tämä tila on aktiivinen, jos tuotteella on ei-fyysinen täppä aktiivisena, eikä aikaisemmat tilat ole aktivoituneet. Tällöin saldoteksti tulee joko tuotekortin "Saldoteksti, jos varastossa"-kentästä tai se kootaan perusasetuksista.

Sallitaan negatiivinen saldo
Tämä tila on aktiivinen, jos tuotteella on "Salli negatiiviset varastosaldot"-täppä aktiivisena, eikä aikaisemmat tilat ole aktivoituneet. Tällöin saldoteksti tulee tuotekortin "Saldoteksti, jos ei varastossa"-kentästä tai se kootaan perusasetuksista.

Ei varastossa
Tämä tila on aktiivinen, jos tuotetta ei ole varastossa, eikä aikaisemmat tilat ole aktivoituneet. Tällöin saldoteksti tulee tuotekortin "Saldoteksti, jos ei varastossa"-kentästä tai se kootaan perusasetuksista.

Eli tästä listasta ensimmäinen säännöt täyttävä tila on tuotteella aktiivinen, ja sen sääntöjen mukaan Refox kokoaa saldotekstit.