Kirjanpidosta yleisesti:

Kirjanpito Refoxissa perustuu seuraaviin ehtoihin:
- Myynti näkyy kirjanpidossa kun sillä on laskunumero ja laskupäivämäärä
- Varaston arvo pienenee kun tilaus toimitetaan
- Verkkokauppatilauksen maksu (suoritus) kirjataan sille päivämäärälle kun tilaus maksetaan verkkokaupassa.
- Kassamyynti ja kassamaksut näkyvät omassa raportissaan ja perustuu maksupäivämäärään, joka synnyttää kassamyynnille laskunumeron, laskupäivämäärän sekä suorituksen.

Käydään läpi kirjanpidossa välttämättömät raportit:
Laskupäiväkirjan yhteenveto. 
Laskupäiväkirjan yhteenveto sisältää ne verkkokauppatilaukset ja laskut jotka on tulostettu tai maksettu, eli ovat saaneet laskupäivämäärän ja laskunumeron. Laskut jotka sijaitsee "Uudet" kansiossa, eivät yleensä omaa päivämärää tai numeroa eivätkä täten näy raportissa.
Laskupäiväkirjan yhteenvedossa eritellään ALV-tileittäin myynnit valitulta ajanjaksolta. Jos laskupäiväkirjan yhteenvedossa on tarkastettavaa, kannattaa se tehdä raportin "Laskupäiväkirja"-kautta.

Maksupäiväkirjan yhteenveto
Maksupäiväkirjan yhteenveto näyttää ne suoritukset (maksut) jotka on merkitty tilauksille tai laskuille. Yhteenveto näyttää suoritukset suoritustileittäin. Suoritustileinä on yleensä vähintään pankkitili (mitä rahaa pankkitilille on tullut) sekä verkkosaamiset (mitä rahaa maksunvälittäjien kautta on merkitty). Tätä raporttia vasten pitää tehdä tarkastukset maksunvälittäjille (esim. paytrail, klarna jne).

Huomioitavaa on, että maksunvälittäjien raporteissa on monesti vähennetty provisiomaksut yms. Jos siis Refox näyttää, että Paytrail tilille on kirjautunut 100e viime kuun aikana, niin Paytrailin tilitysraportti todennäköisesti EI täsmää tähän, sillä tilityspäivämäärä EI ole sama kuin kirjautumispäivämäärä. Maksunvälittäjän raportit on siis hyvä tarkastaa kirjautumispäivämäärän mukaan, mutta lopullinen kirjanpito tehtävä tilityspäivämäärän mukaan.

Jos esimerkiksi asiakas on maksanut tilauksen 30.9.2023 niin se kirjautuu Refoxin suorituspäiväkirjaan päivämäärällä 30.9.2023 mutta suurella todennäköisyydellä Paytrail tilittää maksun pankkitilille vasta 1.10.2023.

Käteismyyntipäiväkirja
Käteismyyntipäiväkirja näyttää muista  raporteista poiketen samanaikaisesti käteistapahtumat kuin myös yhteenvedon. Ensiksi tulevat rivit voi värjäytyä punaiseksi, jos niiden suoritusten ja loppusumman välillä on erotusta (tapahtuman loppusumma ei täsmää maksujen loppusummaan). Nämä tapauksest on selvitettävä.

Raportin loppuun tulee ensiksi "ALV-tiliöinti" joka kertoo mitä eri ALV-tilejä on myyty kassan kautta. Tämä on siis sama kuin laskupäiväkirjan yhteenveto.

Seuraavaksi tulee Rahatiliöinti joka kertoo millä eri maksutavoilla kassatapahtumia on maksettu. Tämä on siis sama kuin maksupäiväkirjan yhteenveto.

ALV-tiliöinnin ja Rahatiliöinnin loppusummat tulisi olla samat, sillä kassatapahtumat maksetaan poikkeuksetta aina kokonaisuudessaan.

Rahatiliöinnin "Käteismyynti" kertoo kuinka paljon fyysistä rahaa kassalippaaseen on tullut valitulla aikajaksolla (poislukien kassanostot ja -panot). 

Maksupäätesaamiset (voi esiintyä myös nimellä pankkitili) on taas se määrä rahaa, joka on maksettu kortilla. Tämän summan tulee olla sama kuin Poplapayn raportissa "Raportointi". Huomioitavaa on, että kun maksuntilittäjä (esim. nets) tilittää rahat pankkitilille, on se vähentänyt siitä provisiot.

Myyntisaatavat
Raportti kertoo mitkä laskut ovat tällä hetkellä maksamatta asiakkaiden toimesta. 


Tarkastukset raporttien ja muiden listojen perusteella
Maksunvälittäjät (paytrail, klarna, svea jne) tarkastetaan aina Maksupäiväkirjan yhteenvetoa kohti. Mikäli Refoxissa eri maksutapoja ei syystä tai toisesta tiliöidä omille suoritustileilleen, se kannattaa tehdä, että pystyy heti eritellä esim. Klarnsaatavat ja Paytrailsaatavat toisistaan. Huomioitavaa on se, että refox kirjaa kirjautumispäivämääriä ja maksunvälittäjät kirjaa tilityspäivämääriä.

Maksupääteluvut tarkastetaan aina käteismyyntiraportista Poplapayn "raportointi" osioon. Näiden tulee täsmätä 1:1. 


Kannattaa kysyä suoraan omalta kirjanpitäjältä, mitkä raportit hän haluaa. Useimmiten kirjanpitäjälle lähetettävät raportit ovat:

Asetukset -> Raportit -> Myynnit:
Laskupäiväkirja
Laskupäiväkirjan yhteenveto
Maksupäiväkirja
Maksupäiväkirjan yhteenveto
Myyntisaatavat
Käteismyynti

Asetukset -> Raportit -> Ostot (mikäli ostoreskontra on käytössä):

Laskupäiväkirja
Maksupäiväkirja
Ostovelat