Kertomalla toimittajalle verkkolaskuosoitteen (katso tästä) voi toimittaja lähettää ostolaskun suoraan Refoxiin. Verkkolaskun lähettäjä yhdistetään Refoxin toimittajan Y-tunnuksen avulla, joten tarkastathan, että toimittajilla on Y-tunnus asetettuna.

Ostolaskut voivat tulla prosessoitavaksi Refoxin etusivulle tai ne voidaan prosessoida automaattisesti (Asetukset -> Flagit -> Yleiset -> Integraatiot -> Prosessoi ja arkistoi saapuvat verkkolaskut).

Mikäli ostolaskut tulevat Refoxin etusivulle, ilmestyvät ne etusivun "Netbox"-kohtaan josta ne voi siirtää Ostolaskuihin klikkaamalla "Käsittele ja arkistoi". Monesti etusivulle tulee myös verkkolaskun liitteeksi PDF-tiedosto.

Jos verkkolaskut prosessoidaan automaattisesti, siirretään verkkolasku suoraan Ostot -> Laskut -> Tarkistamatta. Mahdolliset PDF-liitteet löytyvät tällöin suoraan laskulta.