1. Inventaario kestää pidemmän aikaa kuin päivän joten, voiko inventaario olla auki pidemmän aikaa, esim. viikon, ennen kuin inventaariolistoja yhdistetään?

Kyllä voi olla auki esim. viikon. Katso vielä kuitenkin kohta 4. alempana.

2. Voiko inventaariolistoja olla monta? Esim. 50 kpl? 

Kyllä voi olla. Esimerkiksi jokaiselle, joka tekee inventaariota, voi olla oma nimetty lista. Ennen inventaarion päättämistä, on hyvä yhdistää nämä listat toimipisteittäin ja tarkistaa näyttääkö inventoidut listaus oikealta. Katso kohta 5. Kun inventaariot on päätetty kokonaan, niitä ei voi enää yhdistää tai tehdä muutoksia.

3. Säilyykö varastoarvot inventoimattomilla tuotteilla? Eli sellaisilla tuotteilla joiden varastoarvot on oikein, ja joita ei inventoida.

Kyllä säilyy. Inventoiduista tuotteista muodostuu uusi ostotilaus, joka korjaa saldot tuotteille oikein ja inventoimattomat tuotteet pysyvät ennallaan.

4. Kun inventoidaan jokin tuote esim. 2 kpl ja sama tuote tulee myöhemmin uudestaan ja tehdään tuotteelle uusi lisäys 2 kpl, niin lisääntyykö saldo inventaariossa 4 kappaleeseen, vain onko uusi inventointi muuttanut määrän uudestaan kahteen kappaleeseen?

Tämä kohta on hiukan monimutkaisempi. 

Riippu siitä miten inventoitte (kaikki AAMU yömekko, Bambi, 122 kerralla, vai näistä jokaisen yksitellen) ja ostetaanko tai myydäänkö tuotetta tässä välillä. Jos samaa tuotetta inventoidaan monta riviä (tuotteet yksitellen), on äärimmäisen tärkeää, että koko tuote kuitenkin inventoidaan ennen kuin sitä myydään ja ostetaan, jotta erotukset pysyvät ehjänä.

Jos inventointi siis kestää pidemmän aikavälin yli, on tärkeää, että yksittäinen tuote saadaan laskettua ennen kuin tuotteen ostotilauksia tai myyntitilauksia vastaanotetaan tai käsitellään. Jos tuote on siis monessa eri paikassa varastossa, on tärkeää, että sen kaikki varastopaikat käydään läpi samaan aikaan. Jos se ei ole mahdollista, on äärimäisen tärkeää huolehtia siitä, että tuotteen saldot eivät muutu inventoinnin aikana (ostot, myynnit varastokorjaukset).

Tässä on vielä esimerkki ongelmakohdasta monilaskennassa, jossa ostotilaus tai myyntitilaus kirjataan kesken tuotteen inventoinnin:

• Tuote ABC123. Varastossa 6.
• Inventoidaan 1 rivi, 1kpl. Varastossa 6. Erotus -5kpl
  
• Inventoidaan 1 rivi, 1kpl. Varastossa 6. Erotus -5kpl
  
• Inventoidan 1 rivi, 1kpl. Varastossa 6. Erotus -5kpl
  
• Inventoidaan 1 rivi, 1kpl. Varastossa 6. Erotus -5kpl
  
• Inventoidaan 1 rivi, 1kpl. Varastossa 6. Erotus -5kpl
  
• Otetaan sisään ostotilaus 3kpl. Varastossa 9kpl
  
• Inventoidaan 1 rivi, 1kpl. Varastossa 9, erotus -8kpl (tässä ei inventoida saapuneita tuotteita, vaan inventoidaan yksi ylimääräinen löydetty tuote)
  
• Rivit lasketaan yhteen.
  
• Inventoitu kokonaismäärä 6. Viimeisen rivin varastomäärä 9, erotus -3
  
• Inventaario päätetään, ostotilaus luodaan ja saldoa korjataan -3. Refoxin saldo muuttuu 6 kappaleeksi, saldoilla oikeasti 9 kpl.

Jos olette ottaneet inventoinnin aikana tuotteita sisään varastoon esim. ostotilausten kautta, pitää nekin tuotteet inventoida. Näissä tapauksissa tuotteen koko määrä pitää inventoida (ei vaan uudet). Eli jos olette ensin laskeneet tuotteen QWE saldoksi 10 ja sitten otatte sitä sisään 5kpl ostotilauksen kautta, niin inventoitte tuotetta sisään myös sen +5kpl, niin että kokonaissaldo inventoinnissa sille tuotteelle on 5kpl.

Koska tämä on tilanne, jota voi olla hankala hahmottaa, kerrataan se vielä toisen esimerkin avulla:

Jos minulla on tuotetta X varastossa oikeasti 10kpl. Refoxin saldo on 12kpl. Eli pitää saada inventaariossa muutos -2.
Nyt myös varastolla olisi vastaanotettavana 5kpl ja joku tahtoisi ostaa 10kpl. Eli kun kaikki nämä toimenpiteet on tehty, pitäisi saldon olla 12 - 2 + 5 - 10 = 5.

Kun inventaariota tehdään, niin tulisi sen yhden tuotteen osalta inventoida kokonaisuus, joka on Refoxin saldoilla. Tavaraa voidaan ostaa ja myydä tämän tuotekokonaisuuden inventoinnin jälkeen. Mutta ei kesken sen.

Ehkä vielä simppelimpi versio. Jos tuotetta on vain yksi hyllyssä ja olet sitä inventoimassa. Asiakas nappaa sen hyllystä ja ostaa ennen kuin ehdit sen piipata järjestelmään, niin ei tule inventoida yhtään kappaletta inventaarioon, koska asiakas sen jo osti. Jos ehdit sen inventoida ja asiakas sen ostaa, niin tällöin tilanne on OK. Koska inventaariosi pakottaa saldon 1:ksi ja asiakkaalle myynti pudottaa sen 0:ksi.

5. Inventoimattomat tuotteet ja saldojen nollaus

Voit valita yhden tai useamman inventointilistan ja painaa sitten  "Tuotteet, joita ei ole inventoitu". Tämä ei tee vielä inventoinnille mitään ja voit katsoa sitä koska tahansa inventoinnin välissä.

Tämä näyttää kaikki Refoxiin merkityt tuotteet, joita ei ole vielä inventoitu. Ennen kuin päätät inventoinnin, lataa täältä "Lataa Excel tästä" (tämäkään ei tee inventoinnille mitään ja voi huoletta katsoa myös kesken inventoinnin).

Tämä antaa listan kaikista inventoiduista ja inventoimattomista tuotteista. Tämä listaus on tosite teille siitä, miten olette tehneet inventaarion. Listaus on näkymä juuri tämän hetkisestä tilanteesta, kun listaus on avattu.

Jos olette täysin varma, että kaikki loput inventoimattomat tuotteet ovat varastossanne 0 saldolla, voitte inventoinnin lopuksi painaa punaista "Nollaa saldot" -painiketta. Tämä ei ole pakollista, vaan silloin inventoimattomilla tuotteilla pysyy ne saldot, jotka niillä tällä hetkellä ovat.​