Kun olet työkalun aloitussivulla (/data-handler), aletaan edetä seuraavassa järjestyksessä.
Vaihe 1. Kohdasta "Lataa excel" valitaan tiedostotyyppi, joka halutaan ladata.
Vaihe 1.1. Voit ladata pelkästään otsikot valitsemalla "Taulukkopohja"
Vaihe 2. Excelin ladattua voit tehdä tähän haluamasi muutokset. Työkalun etusivulla on muutamia apu taulukoita, joista voi tarkistaa oikeita arvoja. Esim. "Tilit"-välilehdeltä löytyy taulukko, jossa näkyy kaikki Refox:ssa olevat tilien tiedot.
Vaihe 3. Kun olet muokannut excelin toivomaasi muotoon, on aika syöttää se Refox:n. Tämä onnistuu kohdasta "Tallenna excel". Valitse tiedosto, ja tähän liittyvä tiedostotyyppi (sama kuin ladatessa). Mikäli tiedostonimeä ei ole muokattu, osaa Refox arvata tiedostotyypin. Varmista tiedostotyyppi kuitenkin ennen jatkamista.
Vaihe 4. Kun oikea tiedosto ja tiedostotyyppi on valittuna, klikkaa "Tallenna". Tämä vaihe voi viedä pitkän aikaa riippuen syöttämäsi excelin koosta. Rajoituksista lisää kohdassa "Työkalun rajoitteet".
Vaihe 5. Työkalu käy tässä vaiheessa läpi excelin tiedot, ja varmistaa että data on "ehjää".
Vaihe 6. Uusi näkymä aukeaa, jossa näkyy tiivistettynä excelistä löydetyt tiedot, sekä määrät kuinka montaa kohdetta aiotaan muokata. Tämän tiivistelmän alapuolella näkyy myös tarkennukset muutoksista, jotka havaittiin. Tässä vaiheessa mitään muutoksia ei ole vielä Refox:n tallennettu.
6a. Jos excelin datasta on löydetty virheitä, avautuu virhe näkymä ja tuontia ei voi viedä eteenpäin. Lisää kohdassa "Virhetilat".
Vaihe 7. Mikäli muutokset näyttävät oikeilta, voi tuonnin nimetä ja tämän jälkeen klikata "Tallenna". Tallenna nappia klikatessa tekee työkalu muutokset Refox:n.
Vaihe 8. Muutokset tehtyään aukeaa uusi näkymä, jossa on samankaltainen yhteenveto muutoksista, kuin edellisessä. Tässä näkymässä näkyy todelliset, Refox:in tehdyt muutokset.
Vaihe 9. Näkymästä voidaan palauttaa yksittäisiä kenttiä klikkaamalla keltaista nappia.
Vaihe 10. Tuonti on valmis. Näkymää pääsee tarkastelemaan myös myöhemmin. Työkalun etusivulle pääsee samaa reittiä, kuin aiemminkin tai klikkaamalla "Datan hallintatyökalu"-otsikkoa sivun yläreunasta.
